Odchod zaměstnance a deaktivace

Životní cyklus zaměstnance v Etapa HR končí procesem offboardingu. Systém je navržen tak, aby i po ukončení spolupráce zůstala všechna mzdová data a výkazy bezpečně uloženy pro potřeby archivace a kontrol.

Stavy v závěru spolupráce

Zaměstnanec prochází těmito fázemi ukončení:

Jak ukončit spolupráci

Pro hladký odchod doporučujeme tento postup:

1. Zahájení odchodu

V detailu zaměstnance klikněte na žluté tlačítko "Zahájit odchod". Stav se změní na Odchod. Zaměstnanec je stále v systému plně aktivní (lze mu generovat výkazy), ale je vizuálně označen pro offboarding.

2. Ukončení smlouvy

V sekci Smlouvy u aktivního poměru klikněte na "Ukončit". Systém nastaví dnešní datum jako konec platnosti.

Tip: Pokud byla smlouva ukončena omylem, můžete ji tlačítkem "Obnovit" kdykoliv vrátit do aktivního stavu.

3. Finální výkaz a uzamčení

Před definitivním odchodem zkontrolujte poslední měsíční výkaz, doplňte zbývající dovolenou či bonusy a výkaz uzamkněte ikonou zámku.

4. Deaktivace profilu

Posledním krokem je kliknutí na tlačítko "Deaktivovat". Zaměstnanec se přepne do stavu Neaktivní.

• Automaticky se mu zruší přístup do portálu.
• Přestane se mu generovat nový měsíční výkaz.
• Zmizí z hlavního seznamu zaměstnanců (najdete ho tam po přepnutí filtru na "Všechny stavy").

Co se stane s daty po odchodu

Nic se nemaže. Veškerá historie zaměstnance (osobní údaje, minulé smlouvy, staré výkazy i nahrané dokumenty) zůstává v databázi napořád. Kdykoliv se k nim můžete vrátit přes filtr "Neaktivní".

Návrat zaměstnance (Reboarding)

Pokud se k vám bývalý kolega vrací:

1. Vyhledejte ho v seznamu (filtr "Neaktivní").
2. V jeho detailu klikněte na "Reaktivovat".
3. Přidejte mu novou smlouvu a sazbu. Celá jeho historie z minulého působení zůstane zachována pod stejným profilem.

Související:

• Správa dlouhodobých absencí
• Zpracování měsíčních výkazů