Onboarding a kontrola osobních údajů
Místo ručního přepisování údajů z papírů pošlete zaměstnanci odkaz. Vyplní si vše sám za 5 minut — data se uloží zašifrovaná. Funguje pro nové i stávající zaměstnance.
Jak poslat odkaz
- Otevřete detail zaměstnance (menu Zaměstnanci → klikněte na jméno).
- V hlavičce profilu klikněte na tlačítko Onboarding link.
- Zvolte jednu z možností:
- Vygenerovat odkaz pro zkopírování — odkaz si zkopírujete a pošlete sami (WhatsApp, SMS, osobně).
- Odeslat odkaz e-mailem — systém pošle zaměstnanci e-mail automaticky.
Odkaz je platný 7 dní a po vyplnění se automaticky zneplatní.
Tip: Odkaz můžete vygenerovat opakovaně. Každý nový odkaz je nezávislý na předchozích.
Co zaměstnanec vyplní
Formulář má 5 kroků:
| Krok | Obsah |
|---|---|
| 1. Příprava | Co si připravit (OP, číslo účtu, kód pojišťovny) |
| 2. Osobní údaje | Telefon, datum narození, rodné číslo, státní příslušnost, číslo OP/pasu |
| 3. Adresa | Trvalé bydliště (podle OP) |
| 4. Bankovní spojení | Číslo účtu a kód banky |
| 5. Pojišťovna + GDPR | Kód zdravotní pojišťovny a souhlas se zpracováním údajů |
Po odeslání zaměstnanec vidí potvrzení s informací o dalších krocích (příprava smlouvy, podpis, nástup).
Kontrola údajů u stávajících zaměstnanců
Když potřebujete ověřit nebo aktualizovat údaje u zaměstnanců, kteří už v systému jsou, použijte funkci Požádat o kontrolu údajů. Zaměstnanec dostane stejný formulář jako při onboardingu — předvyplněný svými aktuálními údaji. Zkontroluje je, případně opraví a odešle.
Jednotlivě (z detailu zaměstnance)
- Otevřete detail zaměstnance.
- Klikněte na menu ⋮ (tři tečky) v pravém horním rohu.
- Zvolte Požádat o kontrolu údajů.
- V dialogu zvolte:
- Vygenerovat odkaz — zkopírujete a pošlete sami.
- Odeslat e-mailem — systém pošle žádost automaticky.
Po vyplnění se v menu zobrazí datum poslední kontroly (např. „Údaje ověřeny 9. 3. 2026").
Hromadně (pro více zaměstnanců najednou)
- Otevřete seznam Zaměstnanci.
- Klikněte na tlačítko Vybrat v pravém horním rohu.
- Zaškrtněte zaměstnance, kterým chcete poslat žádost.
- Ve spodní liště klikněte Požádat o kontrolu údajů.
- Potvrďte odeslání.
Systém pošle každému vybranému zaměstnanci e-mail s odkazem. Zaměstnanci bez e-mailu budou přeskočeni — po odeslání uvidíte počet úspěšných a přeskočených.
Tip: Hromadnou kontrolu se hodí spustit 1× ročně, typicky na začátku roku — zajistíte aktuální adresy, bankovní spojení a zdravotní pojišťovny.
Sledování stavu
V detailu zaměstnance vidíte stav onboardingu i kontroly údajů:
- Neposláno — odkaz ještě nebyl vygenerován.
- Čeká na vyplnění — odkaz odeslán, zaměstnanec ještě nevyplnil.
- Vypršelo — odkaz po 7 dnech expiroval. Vygenerujte nový.
- Vyplněno — zaměstnanec formulář odeslal. V profilu se objeví vyplněné údaje.
Bezpečnost dat
Citlivé údaje (rodné číslo, adresa, číslo účtu, číslo OP) jsou šifrovány v databázi. Odkaz je jednorázový a časově omezený. Zaměstnanec nemá přístup k žádným jiným datům v systému — vidí pouze svůj formulář.
Další kroky: